5 Dicas para Organizar os Documentos em sua Empresa

5 Dicas para Organizar os Documentos em sua Empresa

No início parece um assunto pouco importante, afinal qual a importância de uma boa gestão de documentos?

Pense com a gente, quanto mais a sua empresa cresce, aumentam o numero de contratos, de notas, de documentos importantes… pois é, uma hora pode se tornar uma dor de cabeça.

Vamos as dicas :

1. Busque Inovações

Pode parecer meio clichê, ou até bobo dizer isso, porém antes de qualquer serviço ou equipamento que seu empresa queira adquirir para resolver essa questão, a empresa deve partir do princípio de entender essa necessidade e buscar constantemente adaptação.

Afinal, a solução encontrada hoje, pode não servir para o próximo semestre, por isso a inovação e adaptação devem ser constantes.

Caso pense que seja desnecessário gerenciar corretamente seus documentos, ou que vai encontrar uma solução definitiva para isso. É melhor nem continuar para os próximos passos.

2. Digitalização dos Documentos

Tudo começa pela utilização da tecnologia no dia a dia, quanto menos documentos existentes somente no físico, menor as chances de se perderem para sempre.

Portanto comece por digitalizar todos os documentos da sua empresa, de forma simples ou contratando uma empresa para gerenciar essa armazenagem.

Dessa forma, todos os documentos terão um “backup” e poderão ser encontrados ou recuperados, com facilidade.

3. Armazenamento em Nuvem

Pois é, nem mesmo o digital é 100% garantido, por isso aposte em armazenamentos digitais em nuvem.

Muitos podem não tanta familiaridade com esse serviço, porém, a segurança e confiabilidade das “cloud’s” hoje em dia são gigantes.

O serviço se baseia basicamente em armazenar todos os seus arquivos digitais, em um lugar fora do seu computador. Esse lugar seria a nuvem de informações, gerenciadas por empresas com potentes computadores e grandes redes de segurança online.

Com seus documentos online, além de segurança e mais espaço, você também pode acessá-los em qualquer lugar, sendo no computador, notebook ou celular.

4. Assinatura Digital

Assinatura digital é legalmente aceita no Brasil desde 2001, ela é prática e simples, além de evitar acúmulo de papéis também agiliza o processo, pois evita a necessidade de envio de documentos físicos por correios ou outros meios.

Essa ferramenta funciona mais ou menos como os termos de “Li e Concordo”, utilizados por aplicativos mobiles, ao selecionar aquela opção você está “assinando” o equivalente ao contrato com o aplicativo.

Portanto as assinaturas digitais tanto tem validade jurídica, como por isso são utilizadas por gigantes da tecnologia.

5. Fluxo de Trabalho

Mindset de Inovação implantado, documentos digitalizados, armazenamento em cloud’s e assinaturas digitais em funcionamento, o que falta agora?

Falta manter e fazer com que todo esse investimento e mudança continue sendo efetivo, seja de fato prático e útil.

Essas dicas que listamos mudarão completamente o fluxo e organização do ambiente de trabalho, para melhor.

Porém é necessário reorganizar as funções para que nada seja deixado de lado ou esquecido, para que tudo se torne mais fácil e rápido. É necessária muita atenção, pois documentos digitais requerem maiores cuidados de segurança.

Por exemplo, se você é responsável por digitalizar e enviar os documentos para a nuvem, não pode navegar ou instalar algo neste computador, que não seja de fonte confiável.

Proteção contra malwares sempre deve estar em primeiro lugar, mantenha antivírus e softwares atualizados.

Podemos te Auxiliar com essa Nova Etapa

A OSA Contabilidade oferece soluções para o dia a dia da sua empresa, até mesmo fora da área contábil.

Nossa parceria com a Fatorizze Gestão Financeira, possibilita ofertarmos o serviço de Gestão Documental para a sua empresa.

Entre em contato conosco, pois garantimos, a OSA Contabilidade tem a solução para o dia a dia da sua empresa!

Você Conhece o Salário Maternidade?

Você Conhece o Salário Maternidade?

O salário maternidade é um benefício assegurado a contribuinte, de uma licença de 120 dias contados após o 8º mês de gestação, durante o período da licença a gestante recebe um salário com valores baseados nas suas contribuições anteriores.

Existem situações em que o homem também pode receber o benefício, como por exemplo em casos de adoção.

Basicamente é um beneficio para o contribuinte, que tem a intenção de proteção à criança. Se você trabalha com carteira assinada seu direito é garantido.

Mas e quem não Tem carteira Assinada?

Se você não se enquadra como celetista (Cobertos pela CLT), você pode solicitar o benefício se estiver dentro de algumas regras.

No caso de gestantes que são MEI’s

As microempreeendedoras individuais podem solicitar o benefício se estiver com as contribuições em dia. Neste caso é necessário uma carência mínima de 10 contribuições para a solicitação.

Porém, essa carência pode ser reduzida em alguns casos, buscando a soma de períodos anteriores em que eram celetistas, por exemplo.

Quem for funcionária de um MEI e estiver registrada em carteira, não se preocupe, pois se enquadra como celetista e seu direito é assegurado.

Mães desempregadas

Pois é, pode ser uma surpresa mas mães desempregadas podem ter direito ao benefício. Até mesmo com algumas alterações nas exigências.

Normalmente o INSS considera a carência pelos últimos 10 meses de contribuição, porém no caso de desemprego, ele continua exigindo 10 contribuições, porém leva em consideração o período de 25 meses anteriores ao parto.

Ou seja, se nos últimos 25 meses a mãe teve 10 contribuições, ela tem direito a solicitar o benefício.

E tem mais, caso não usufrua do benefício, seja licença ou salário no período do 8º Mês em diante, ainda tem a possibilidade de solicitar o benefício enquanto a criança não completar 5 anos de idade.

Como Solicitar ou Saber se me Enquadro?

Para solicitar o benefício é fácil, pode ser feito através do site do INSS ou pelo telefone 135.

Se preferir um auxílio mais completo, nós da OSA Contabilidade podemos auxiliar na solicitação e orientação perante o seu enquadramento.

O importante é que a criança esteja protegida e bem assegurada, para ajudar que isso aconteça nós da OSA Contabilidade temos a solução para o dia a dia.