Despesas Fixas e Variáveis: Saiba como Diferenciar

Despesas Fixas e Variáveis: Saiba como Diferenciar

Toda empresa nasce pensando em quanto irá ganhar, certo?

Pode ser uma “conta de guardanapo”, onde o custos da empresa são maiores do que os recebimentos e pronto!

Mas surpresas acontecem logo de cara e os custos mudam, fazendo com que o sonho seja mais complicado, talvez isso ocorra porque você não diferenciou suas despesas fixas de suas despesas variáveis.

Despesas Fixas

Melhorando um pouco a conta feita no guardanapo, vamos dividir os custos iniciais, as Despesas Fixas são aquelas que irão vencer todo mês mesmo que você não produza nada, atenda nenhum cliente ou venda algo, nada, zero, o mês todo vendo as moscas, as Despesas Fixas estarão lá.

Entram nessa conta por exemplo, Aluguel, Telefone, Internet, Luz, Funcionários e tudo o mais que seja essencial para a empresa ao menos existir.

Esses valores devem ser a base para iniciar o cálculo, pois ao menos eles devem sempre estarem cobertos ou devemos falar em falência.

Para facilitar, vamos pensar nas Despesas Fixas como os valores que se repetem mensalmente. Nessa etapa é importante lembrar de todos (até daquela parcela de empréstimo do banco para investimento inicial, lembra?).

Despesas Variáveis

São todas as despesas diretamente relacionadas a produção. Simples assim. Ou quase.

Quando falamos “relacionadas a produção”, logo imaginamos uma fabrica e a matéria prima de seu produto, é a maneira mais fácil de exemplificarmos, porém nem todos são fabricantes de produtos.

Como relacionar essas despesas em outros setores?

Independente do setor, sua empresa oferta um tipo de produto ou serviço, devemos é definir quais custos cada um deles geram diretamente.

Por exemplo, se você tem uma loja de roupas seus custos variáveis podem estar ligados diretamente a estoque, emissão de notas fiscais, comissão de vendedores, divulgação na rádio ou rede social, tudo o que você somente terá que gastar quando vender o produto.

Se o seu caso for a prestação de serviço, a conta pode ficar um pouco mais complicada.

Se por exemplo tiver locomoção para atendimento, os gastos de combustível e desgaste do veículo deve ser considerado um custo variável.

Porque dividir as Despesas?

Conhecer suas despesas irá fazer com que seu planejamento seja mais ajustado e realista, evitando surpresas e más decisões.

Muitas empresas vivem procurando como “Cortar Despesas”, porém não conhecem nem mesmo as despesas que são passíveis de cortes e quais são essenciais.

Outra importância de conhecer suas despesas, está no momento de precificar seu produto ou serviço.

Existem empresas com grandes faturamentos, porém com despesas tão desorganizadas, que o faturamento mascara uma já eminente falência.

Como ter um Controle de Despesas Eficiente?

Mesmo depois de fazer o levantamento inicial, dividindo corretamente Despesas Fixas e Despesas Variáveis, é necessário um acompanhamento constante das mesmas, pois elas mudam e influenciam diretamente o resultado da sua empresa.

Hoje em dia existem diversos softwares que facilitam esse acompanhamento, fazendo com que fique claro os pontos positivos e negativos de seus custos.

Porém devem ser considerados não somente os números, mas também as oportunidades, que podem gerar redução de custos (até mesmo os Fixos, que são mais complexos de se reduzirem), para isso é interessante ter um departamento da sua empresa responsável por isso.

Caso sua empresa não tenha esse departamento, nós da OSA Contabilidade oferecemos esse serviço de Controle de Despesas, através da parceria com a Fatorizze Gestão Financeira.

Entre em contato e conheça mais em como podemos ajudar com soluções para o dia a dia da sua empresa.

5 Dicas para Organizar os Documentos em sua Empresa

5 Dicas para Organizar os Documentos em sua Empresa

No início parece um assunto pouco importante, afinal qual a importância de uma boa gestão de documentos?

Pense com a gente, quanto mais a sua empresa cresce, aumentam o numero de contratos, de notas, de documentos importantes… pois é, uma hora pode se tornar uma dor de cabeça.

Vamos as dicas :

1. Busque Inovações

Pode parecer meio clichê, ou até bobo dizer isso, porém antes de qualquer serviço ou equipamento que seu empresa queira adquirir para resolver essa questão, a empresa deve partir do princípio de entender essa necessidade e buscar constantemente adaptação.

Afinal, a solução encontrada hoje, pode não servir para o próximo semestre, por isso a inovação e adaptação devem ser constantes.

Caso pense que seja desnecessário gerenciar corretamente seus documentos, ou que vai encontrar uma solução definitiva para isso. É melhor nem continuar para os próximos passos.

2. Digitalização dos Documentos

Tudo começa pela utilização da tecnologia no dia a dia, quanto menos documentos existentes somente no físico, menor as chances de se perderem para sempre.

Portanto comece por digitalizar todos os documentos da sua empresa, de forma simples ou contratando uma empresa para gerenciar essa armazenagem.

Dessa forma, todos os documentos terão um “backup” e poderão ser encontrados ou recuperados, com facilidade.

3. Armazenamento em Nuvem

Pois é, nem mesmo o digital é 100% garantido, por isso aposte em armazenamentos digitais em nuvem.

Muitos podem não tanta familiaridade com esse serviço, porém, a segurança e confiabilidade das “cloud’s” hoje em dia são gigantes.

O serviço se baseia basicamente em armazenar todos os seus arquivos digitais, em um lugar fora do seu computador. Esse lugar seria a nuvem de informações, gerenciadas por empresas com potentes computadores e grandes redes de segurança online.

Com seus documentos online, além de segurança e mais espaço, você também pode acessá-los em qualquer lugar, sendo no computador, notebook ou celular.

4. Assinatura Digital

Assinatura digital é legalmente aceita no Brasil desde 2001, ela é prática e simples, além de evitar acúmulo de papéis também agiliza o processo, pois evita a necessidade de envio de documentos físicos por correios ou outros meios.

Essa ferramenta funciona mais ou menos como os termos de “Li e Concordo”, utilizados por aplicativos mobiles, ao selecionar aquela opção você está “assinando” o equivalente ao contrato com o aplicativo.

Portanto as assinaturas digitais tanto tem validade jurídica, como por isso são utilizadas por gigantes da tecnologia.

5. Fluxo de Trabalho

Mindset de Inovação implantado, documentos digitalizados, armazenamento em cloud’s e assinaturas digitais em funcionamento, o que falta agora?

Falta manter e fazer com que todo esse investimento e mudança continue sendo efetivo, seja de fato prático e útil.

Essas dicas que listamos mudarão completamente o fluxo e organização do ambiente de trabalho, para melhor.

Porém é necessário reorganizar as funções para que nada seja deixado de lado ou esquecido, para que tudo se torne mais fácil e rápido. É necessária muita atenção, pois documentos digitais requerem maiores cuidados de segurança.

Por exemplo, se você é responsável por digitalizar e enviar os documentos para a nuvem, não pode navegar ou instalar algo neste computador, que não seja de fonte confiável.

Proteção contra malwares sempre deve estar em primeiro lugar, mantenha antivírus e softwares atualizados.

Podemos te Auxiliar com essa Nova Etapa

A OSA Contabilidade oferece soluções para o dia a dia da sua empresa, até mesmo fora da área contábil.

Nossa parceria com a Fatorizze Gestão Financeira, possibilita ofertarmos o serviço de Gestão Documental para a sua empresa.

Entre em contato conosco, pois garantimos, a OSA Contabilidade tem a solução para o dia a dia da sua empresa!

Problemas na Empresa, de Quem é a Culpa?

Problemas na Empresa, de Quem é a Culpa?

Afinal de Quem é a Culpa?

No Brasil, quando a coisa não vai bem ou sai errado, a primeira reação é culpar alguém que será o bode expiatório do erro que alguém cometeu. Hoje em dia no Brasil, tudo de errado que acontece o culpado é o político que fez isso ou deixou de fazer aquilo.

Já no caso das empresas o tal do bode expiatório acaba no colo do Contador. Muitos atribuem à responsabilidade do que acontece na empresa ao Contador.

Será do Contador?

Nós somos o responsável pela não informação de um dado de que não nos foi disponibilizado, por uma declaração mal elaborada ou que não elaboramos, por um imposto mal recolhido ou que não calculamos, por um balanço que não elaboramos por falta de documentos idôneos e necessários, por um registro que não efetuamos, pelo atraso de uma informação que a Receita não disponibilizou.

Pelo site que simplesmente não funciona no dia da entrega da obrigação enfim, qualquer coisa que acontece de errado foi por obra ou, como se diz com frequência, por “orientação do Contador” a culpa é nossa.

Nos últimos tempos, a responsabilidade do Contador tem sido agravada ao máximo. Nós temos sido muitas vezes, sumariamente responsabilizados pelas fraudes ou sonegações praticadas por alguns clientes inescrupulosos e até por deixar de processar nos livros comerciais documentos que não recebemos.

Esclarecendo as Responsabilidades

Respiramos, comemos e dormimos (às vezes) com toda essa efervescência nas alterações das Leis, Decretos, Instruções Normativas, nas Portarias CAT, nas Sumulas, Acordos, a tão questionada Reforma Trabalhista e, o famigerado e-Social que tira o sono de qualquer cristão, isso tudo se tornou para nós o “bê-á-bá”, do dia a dia.

 É importante salientar que nós, profissionais da contabilidade, temos sim nossas responsabilidades limitadas àquilo que nos é passado como todo profissional em qualquer área tem que ser, mas é muito importante salientar também que, o empresário tem que assumir a sua responsabilidade também, afinal o negócio é dele.

 Envios de documentos e informações corretas e no prazo, não omitir informações relevantes, fazer do contador o profissional que o irá ajudar é de fundamental importância para a saúde fiscal, financeira e social da empresa.

 O descumprimento e o desrespeito cronológico destas determinações nos deixam desprotegidos e despreparados no exercício de nossas atividades.

Assumindo e Respeitando suas Responsabilidades

Em vez de servirmos como um agente que poderá orientar o empresário no melhor aproveitamento dos seus recursos, podemos ser interpretados de forma erronia e injusta e, até mesmo, como uma espécie de fiscal que só recolhe informações e numerários para o governo.

 Sabemos que podemos ser substituídos a qualquer momento e por qualquer motivo.

 Portanto é de fundamental importância que ambos os lados (contadores e empresários) assumam e respeitem suas responsabilidades, cumpram com suas obrigações trazendo assim para todos os envolvidos no processo uma relação saudável, amistosa e salutar, principalmente para que não venhamos a colher frutos amargos no futuro.

Como Fazer um Bom Recrutamento

Como Fazer um Bom Recrutamento

Caçadores de Habilidades

Você já deve estar cansado de ouvir aquela velha frase “o maior bem de uma empresa, são as pessoas”.

Pois é, toda palestra você escuta isso, todo mundo concorda com isso, mas e na prática? Tem sentido? As habilidades das pessoas estão tão fáceis de encontrar quanto importantes?

O empresário agora tem nova função: são “Caçadores de Habilidades”.

Valorizar um funcionário é mais do que óbvio, é necessário, porém quem vive o dia a dia de uma empresa, contratando, treinando, ensinando e se necessário (e muitas vezes é) demitindo, sabe como esse processo é exaustivo e complicado.

Hoje em dia está difícil encontrar pessoas boas para trabalhar, quem dirá então pessoas boas e com as “Skills” (forma bonita que chamaremos agora as habilidades) necessárias para determinadas funções.

Você Sabe o que Quer?

Todos querem aquela pessoa perfeita para a função, pró-ativa, comunicativa, criativa, com desejo de crescer e disposta a fazer parte da cultura da empresa.

Mas será que é assim? Só perguntar para a pessoa e ela responde sim ou não e pronto?

Muitas vezes, nem os próprios contratantes sabem exatamente o que procuram, por isso procuram sempre a perfeição, que não existirá, ao menos não sem um altíssimo custo, e acabam se iludindo com apostas nas contratações erradas.

O Preço do Recrutamento

Um processo de recrutamento é bem delicado e pode trazer muitos resultados, bons ou ruins. Vamos pensar aqui no modo mais convencional de contratação.

Vamos começar a pensar em todo o processo e todo o seu “custo”.

A busca por currículos, por indicações, seja através de centros de empregos ou anúncios diretos, o que gera um gasto de tempo e energia que pode ser muito grande, dependendo de sua cidade ou da sua necessidade.

Depois da fase inicial, onde é feita uma triagem (muito fria e inconsistente, para alguns), iniciam as entrevistas. Mais tempo e energia são gastos, porém nessa etapa é necessário um gasto a mais com concentração e preparo.

Acredite, existem entrevistadores dentro de empresas menos preparados que os próprios entrevistados.

O funcionário é escolhido, contratado e tudo foi resolvido. Ou quase.

Pois, com poucos meses é observado que a pessoa não está tão condizente com a sua necessidade assim, e os resultados estão sendo insatisfatórios. Demissão.

E antes de reiniciar o processo com os custos que já falamos, os custos com a demissão são custos financeiros reais. E não são baratos.

Recrutamento Moderno

Algumas empresas já adotaram novas modalidades de recrutamento, mais modernas, mais direcionadas e menos burocráticas.

Neste modelo o que importa são as “Skills” e não o currículo.

Se você precisa de alguém que faça uma atividade bem feita, ela não precisa de diplomas e mais diplomas, ela precisa te mostrar que faz a atividade bem feito e isso basta. É claro, fica aqui a observação que isso não se aplica a todas as empresas e muito menos a todas as atividades.

Para Tudo é Bom um Meio Termo

Equilíbrio é tudo na vida. Por isso não precisamos seguir rigorosamente os complexos e demorados processos tradicionais, nem partir para um extremo modernismo de algumas startups.

Nós da OSA nos preocupamos com isso, pois nossos clientes precisam de soluções para todas as situações que possam enfrentar.

E pensando nisso, em mais uma parceria fechada, passamos a oferecer um serviço de Recrutamento Online, sim é online e feito por uma psicóloga parceira, especializada em recrutamento.

Entre em contato com a gente sobre esse serviço e pare de ter dores de cabeça com recrutamento de funcionários.

Como Organizar sua Gestão Financeira

Como Organizar sua Gestão Financeira

Gestão Financeira e as Noites Sem Sono

Você que é empresário, micro, pequeno, médio ou grande, não importa seu tamanho, aposto que até já se acostumou a perder noites de sono pensando nos boletos que estão para vencer, ou qual valor que ainda tem a receber para cobrir as despesas, acertei?

Isso pode ser resultado de uma má ou até a falta de uma gestão financeira.

A maioria de nós deve conhecer ao menos um exemplo de uma empresa que era bem sucedida, famosa em sua região, muito lucrativa e respeitada, mas que de uma hora para outra foi perdendo força ou até mesmo sumiu, fechou as portas do dia para a noite.

Esses casos são mais comuns do que imaginamos, infelizmente.

Existem muitos fatores que podem levar a uma situação tão extrema quanto essa, mas um deles, pode ser o mesmo que faz com que você perca o sono toda noite para não deixar sua empresa no “vermelho” no fim do mês.

A falta de uma boa gestão financeira. Essa gestão não é só separar as contas, ver quanto de dinheiro entrou e então pagar as contas, esse tipo de pensamento simplório é o que pode ter levado a falência de algumas empresas.

Conheça a Si Mesmo

Vamos ser bem diretos, suas dores de cabeça podem estar acontecendo por um simples motivo, você não se conhece tão bem. Ou melhor, você não conhece sua empresa tão bem quanto pensa.

Conhecer a empresa, falando em financeiro, significa saber de forma clara e objetiva onde estão todos os seus investimentos, custos e lucros. Onde você gasta mais, onde seu lucro reduz e quanto você tem a receber por dia.

Detalhamento é a alma da gestão financeira de sucesso. Porém ele só é útil com acompanhamento constante, para que decisões sejam tomadas de forma rápida e eficientes.

Não Procure Problemas, Resolva-os!

A função de um dono, gerente ou responsável por uma empresa, independente de seu tamanho, não deve ser procurar os problemas, passar dias fazendo contas tentando entender onde está o “furo”, onde está o dinheiro que não fecha as contas no fim do mês.

A real função deve ser estudar as informações, estudar estratégias e resolver os problemas. Para isso o nível de conhecimento da empresa, deve estar a sua disposição de forma rápida e fácil.

É ai que entra a Gestão Financeira.

Não é o Mesmo que Contabilidade, Mas…

Gestão financeira e Contabilidade não são a mesma coisa, porém uma depende da outra e uma facilita a outra, caso estejam bem alinhadas. Em um resumo breve, a Gestão Financeira cuidaria dos valores movimentados mensalmente, fluxo de caixa, entrada e saída, contas a pagar e a receber.

Já a Contabilidade, utiliza do resumo final dessas informação para definir os balanços da empresa, se ela cresceu ou diminui seu patrimônio, quanto ela produziu e quanto arrecadou. E o governo fica de olho nessa parte, por isso deve ser muito bem alinhado.

Não Perca Mais o Sono

Esse texto não tem intenção de te assustar ou te preocupar ainda mais, porque nós da OSA Contabilidade nos preocupamos em facilitar e solucionar os problemas de nossos clientes.

Por isso, fechamos uma parceria com a FATORIZZE ASSESSORIA FINANCEIRA, uma empresa com os mesmos ideais de excelência que nós, que prestará esse serviço em alinhamento com a OSA Contabilidade.

Facilidade e praticidade, geram informações precisas e assertivas. Entre em contato e saiba mais sobre a parceria OSA Contabilidade e Fatorizze.